La preparación de un evento puede ser difícil o casi imposible. Es necesario conocer los secretos de una buena organización, pero también tener experiencia en el campo para crear eventos exitosos y esto no se hace en un día. Sin embargo, existen técnicas, pasos a seguir para facilitar la preparación de un evento. He aquí algunos.
Los aspectos básicos
Como en cualquier proyecto, es necesario construir buenos cimientos para su evento. Una buena base suele ser sinónimo de éxito y puede ayudarle a no perderse fácilmente y dejarse llevar. Las 5 bases principales de una buena organización son:
La definición de un objetivo. Esto puede parecerle obvio, pero para saber a donde ir hay que conocer el destino. Por ello es necesario establecer objetivos claros y bien pensados, que deberá poner por escrito y que deberá tener siempre presente hasta el final de su evento.
Luego viene la elección de la fecha. La fecha es un factor muy importante en un evento. Por ejemplo, probablemente tenga más éxito organizando una boda en junio que en diciembre. También es necesario avisar a sus invitados con suficiente antelación para que puedan planificar con tiempo.
El número de invitados, la elección del lugar y el presupuesto son las tres últimas bases. Hemos optado por exponerlas en el mismo punto porque estos tres factores dependen unos de otros. En resumen, la elección del número de invitados determina el lugar , el lugar determina el presupuesto y el presupuesto determina la cantidad de invitados pero también el lugar. Deberá asegurarse de que el lugar de su evento sea el indicado, el tamaño adecuado para acoger a sus invitados, además deberá confirmar que dispone de los permisos necesarios para el evento. Por ejemplo, crear un evento en un lugar público puede causar problemas de ruidos a partir de cierta hora. Es indispensable prever la ubicación de los invitados pero también en función del lugar que ocupará el equipamiento en el sitio. .
En cuanto a los invitados, tiene varias opciones. Es posible organizar un evento de entrada libre, con un aporte económico o por invitación. Nuevamente, los eventos de entrada libre pueden ser tan difíciles de manejar si el lugar no es lo suficientemente grande.
Son muchos los factores que determinan el presupuesto, el número de invitados, el lugar, los empleados ( en caso de necesitar un equipo en el evento), las actividades, la comida que se sirve, los posibles gastos adicionales, etc. No es demasiado pedir que se estudie un presupuesto con otras personas para estar seguros de prever lo suficiente. Para el presupuesto, siempre es mejor hacer una previsión por arriba que quedarse sin dinero. No vacile en escribir un plan detallado del proceso del evento, aunque los planes rara vez se cumplan, le ayudará a estructurar el evento en su cabeza.
Preparación
A continuación viene el paso de la preparación, comienza el verdadero reto, el que más tiempo le va a exigir.
Lo primero que hay que hacer es organizar las invitaciones y definir el aforo máximo de personas para una entrada libre. Es necesario registrar adecuadamente el envío de las invitaciones para poder contabilizar las respuestas sin errores. El número de respuestas positivas, aunque siempre variable, le permitirá conocer el procedimiento a seguir para las montajes que desee realizar, las cantidades de material perecedero y las actividades a planificar.
Una vez más, dé mayor importancia a los plazos, no pida por ejemplo la entrega de la máquina de palomitas la misma mañana, le evitará una buena dosis de estrés. Prefiera montar el local lo mas temprano posible y sin perder tiempo para evitar cualquier problema.
La comida también es un tema delicado, tenga siempre en cuenta los gustos de sus invitados antes de planificar un menú determinado o no planifique una comida de entrada/plato/postre para una recepción de una hora, los horarios nunca se respetarán. Del mismo modo, no podemos servir el mismo menú para los adultos y para los niños. Recuerde conocer la orientación religiosa de sus invitados, es un detalle que se olvida con demasiada frecuencia.
Durante la preparación, es incluso conveniente pensar más allá del evento. Imagine que está organizando una fiesta en la que se sirve alcohol, sería inaceptable dejar que un invitado en estado de embriaguez abandone el evento. Recuerde organizar los traslados necesarios o el alojamiento en función de la hora de su evento.
Es realmente necesario pensar en todo, tenga en cuenta que los pequeños detalles marcan la diferencia, aseo en la mesa de sus invitados mientras se realiza la animación.
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Cuando el evento está a la vuelta de la esquina
Organización y coordinación son las palabras clave. Si lidera un equipo, asegúrese de ponerlos en el mismo terreno de juego, de establecer funciones específicas para cada uno y de proporcionarles todas las herramientas que necesitan para completar sus tareas. Es importante comprobar que todos conocen bien sus tareas y responsabilidades. No olvidemos que un equipo feliz es un equipo que trabaja, podemos ofrecer bonificaciones a nuestro equipo para que siga tranquilo y motivado durante todo el evento (dinero, comida, bebidas, golosinas, etc.)
Unos días antes del evento, deberá familiarizarse con los lugares. Recuerde que la organización debe ser lo más sencilla posible, teniendo en cuenta el número de invitados. Al igual que tú, tu equipo también debe conocer el lugar a la perfección, muéstrales en el k todas las áreas donde trabajarán y las instalaciones a su disposición.
Aunque sea necesario visitar el lugar unos días antes para hacer pequeños arreglos según las necesidades de sus clientes, evite realizar grandes modificaciones de última hora. Fije una fecha para sus clientes o para usted mismo a partir de la cual no aceptará ningún cambio importante. Sin embargo, piense en los eventos profesionales para conocer las expectativas de sus clientes o potenciales clientes, cuanto más atienda sus peticiones, más satisfechos estarán. No dude en ofrecer regalos, preferiblemente personalizados para sus clientes, a menudo es este tipo de atención lo que marca la diferencia entre un buen evento y un evento exitoso.
¡Aquí estamos en el Día D!
Lo más importante que a mucha gente le cuesta hacer en el Día D es delegar. ¿Has formado bien a tus equipos? ¿Los has contratado porque crees que son competentes? En este caso, ¡delega! Ya tienes mucho que hacer con el evento en sí. Cuando delegues, sé firme pero no olvides las normas de cortesía. Del mismo modo, infórmales de todo lo que ocurra durante la velada (actividades, respeto de los horarios, estados de ánimo de los invitados, etc.) para que sean capaces de gestionar adecuadamente a los invitados.
Si está organizando un evento en su nombre o en representación de una marca, asegúrese de saludar a los invitados y de que todo les vaya bien, de nuevo un cliente contento es un cliente fiel. Así que planifique dedicar una buena parte de su tiempo a esto sin atosigarlos. Un «si necesita algo no dude en pedírmelo» es suficiente.
NO SE APAGUE. Recuerde que muy pocos eventos salen como se planean y que la mayoría de los asuntos por los que se entra en pánico no son dramáticos. Mantenga la calma y sea conciso, no se presione. Sea flexible en sus horarios.
Si sus actividades dependen de un factor que no depende de usted (por ejemplo, el tiempo) piense de antemano en organizar un plan B. Del mismo modo, en el caso de los menús si hace una comida, poder cambiar el menú de un determinado cliente cuando llegue el momento es una prueba de flexibilidad.
Después de la tormenta
¡Ya está! Lo ha conseguido. Felicita a tu equipo con alegría, pero no dejes de felicitarte también a ti mism@. No olvide asegurarse de que su equipo está pagado y que le ha tocado todo lo que le corresponde.
Lo que ocurre antes del evento es tan importante como el evento. Hay que asegurarse de que todo el equipo que haya alquilado o prestado, así como el lugar, esté en las mismas condiciones que cuando lo recibió. En primer lugar, no se pierde la garantía, y en segundo lugar, se podrá trabajar con estas personas en el futuro y obtener mejores precios.
Otro aspecto muy importante de «después del hecho» es escuchar los comentarios. Las opiniones de tus invitados son muy importantes. Podrá averiguar lo que estuvo mal, lo que podría haberse mejorado y lo que estuvo bien. De este modo, sus próximos eventos sólo podrán ser mejores.