Bir Etkinlik(Event) nasıl hazırlanır?

How to organise an event
Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest

Bir etkinliğin hazırlanması ilk başta zor hatta imkansızmış gibi gelebilir. İyi bir organizasyonun inceliklerini bilmek, aynı zamanda başarılı bir etkinlik oluşturmak için sahada deneyim sahibi olmak gerekiyor ve bunu birgünde başaramayabilirsiniz. Tabii ki, bir etkinliğin(event) hazırlanmasını kolaylaştırmak için izleyebileceğiniz adımlar ve teknikler var. Birkaçını sizin için listeledim.

Temel Öğeler

Herhangi bir projede olduğu gibi, etkinliğiniz için sağlam temeller oluşturmanız gerekiyor. İyi bir temel size başarıyı getirir, adımlar arasında kaybolmamanızı sağlar. Peki iyi bir organizasyonun 5 ana temeli nedir? 

Hedefinizin ne olduğu. Bu size çok açık görülebilir ama hedefinizin tam olarak ne olduğu, nereye varmak istediğinizin farkında olmanız etkinlik düzenleme süreciniz için hayati bir önem taşıyor. Hedeflerinizi belirledikten sonra, onları mutlaka yazın. Etkinlik(event) bitene kadar aklınızda yer etmesi için görselleştirin.

Sıra tarih seçiminde. Etkinlik hazırlama süreci için tarih çok önemli bir faktördür. Örneğin, muhtemelen Haziran ayında bir düğün düzenlemede Aralık ayına göre daha fazla başarı elde edersiniz. Ve mutlaka davetlilerinizi plan yapabilmeleri için etkinliğinizden belirli bir süre önce haberdar etmeyi unutmayın.

Misafir sayısı, yer seçimi ve bütçe ana temellerimizin son 3 temelidir.
Üçünü birlikte vermemin sebebi ayrılmaz bir şekilde bağlı olmaları. Nasıl mı?
Konuk sayısı konumu belirler, konum bütçeyi belirler ve bütçe hem konuk sayısını hem de konumu belirler. Etkinlik konumunun konuklarınızı ağırlamak için doğru boyutta olduğundan emin olmalısınız, ve etkinlik için doğru izinlere sahip olduğunuzu da onaylamalısınız. Örneğin, halka açık bir yerde etkinlik düzenlemek, belirli bir süre sonra gürültü sıkıntısına neden olabilir. Etkinlik konumunu sadece misafirlerinize göre değil, aynı zamanda seçtiğiniz konumun kuralları ve bünyesine göre seçmelisiniz.

Konuklarla ilgili olarak, sizin için çeşitli seçenekler mevcut. Katılımın ücretsiz olduğu bir event düzenleyebilirsiniz veya finansal katkısı olan. Ya da davetiye ile girişin mevcut olduğu bir event olabilir.
Yine, konum yeterince büyük değilse, ücretsiz giriş seçeneğinin etkinliğiniz ele alınması zor olabilir.

Birçok faktör (eğer düzenlediğiniz etkinlik bir ekip çalışması gerektiyorsa), aktiviteler, yemek servisi, muhtemel ekstra masraflar, vb bütçe, ziyaretçi Sayısı, konumu, çalışanları belirlemek. İleriyi görmek amacıyla ekibinizle bir bütçe belirlemek ve bütcenizi incelemek fazla zamanınızı almaz değil mi? Ve sizi birçok olumsuz doğabilcek sonuçtan kurtarır. Etkinlik bütceniz için birikim yapmalısınız, para sıkıntısı çekmek istemezsiniz. Etkinlik sürecinin ayrıntılı bir planını yazmaktan çekinmeyin, planlar nadiren takip edilse bile, etkinliğinizi aklınızda yapılandırmanıza ve görselleştirmenize yardımcı olacaktır.

Hazırlık

Sıra hazırlık aşamasında. Gerçek bulmaca tam olarak burda başlar, size en çok sorulacak bölümdeyiz.

Yapılacaklar listemizdeki ilk maddemiz, davetiyelerinizi düzenlemek ve ücretsiz giriş için maksimum kişi kapasitesini tanımlamak.
Davetiye sayısını bilmek, davetiyelerinize aldığınız geri cevapları hatasız sayabilmenizi sağlar. Olumlu yanıtların sayısı, her zaman değişken olmakla birlikte, yapmak istediğiniz etkinlikler, bozulabilen yemek miktarları ve öngörülmesi gereken faaliyetler için izlenecek prosedürü size verecektir.

Zamanlamaya çok önem verin, örneğin patlamış mısır makinenizin aynı sabah teslim edilmesini istemeyin, inanın bana stresinizi azaltmak için buradayız. Herhangi bir sorunu önlemek için mekanı mümkün olan en kısa sürede ve zaman kaybetmeden kurmayı tercih edin.

Yemek seçimi. Bu konunun hassaslığını aklınızda bulundurun, belirli bir menüyü planlamadan önce her zaman misafirlerinizin alışkanlıklarını göz önünde bulundurarak hareket edin. Mesela bir saatlik bir resepsiyon için bir entrée / yemek / tatlı yemeği planlamayın.
Aynı şekilde yetişkinlere ve çocuklara aynı menüyü sunmamalısınız. En çok unutulan ayrıntılardan biri; misafirlerinizin dini yönelimi. Yemek seçimizde bu bilgiyi de göz önünde bulundurun.

Hazırlık sırasında, etkinliğinizde gidebilecek terslikleri, onları nasıl engelleyebileceğinizi düşünmelisiniz. Alkolün servis edildiği bir parti düzenlediğinizi düşünün, misafirlerinizden biriniz sarhoşken araba kullanmamalı. Etkinliğinizin zamanına bağlı olarak gerektiğinde servis veya konaklama düzenleyebilirsiniz.

Düzenlediğiniz etkinlik için en küçük detayına kadar her şeyi düşünmeniz ve incelemeniz etkinliğinizin hayatını kurtarır. 

Profesyonel etkinlikler düzenlemek için kendinizi dijital pazarlama araçlarıyla çevrelemekten çekinmeyin. Osortoo, size aradığınız çözümü sunar. Özelleştirilmiş dinamik formlarıyla yarışma, çekiliş araçları, canlı yayın özelliği ile.

Event zamanı geldi çattı!

Anahtar kelimelerimiz, koordinasyon ve organizasyon.
Bir takıma liderlik ediyorsanız, onları aynı sahaya koyduğunuzdan, herkes için spesifik roller belirlediğinizden ve görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm araçları sağladığınızdan emin olun. Ekibinizin görevlerini ve sorumluluklarını iyi bilip bilmediğini kontrol etmek önemlidir. Mutlu bir ekibin çalışan bir ekip olduğunu unutmayın. Ekibinize etkinlik boyunca (prim, yiyecek, içecek, vb) sunabilirsiniz. Bu jestler, ekibinizin motive kalmasını sağlar.

Etkinlikten birkaç gün önce, yer düzenini iyice öğrenmelisiniz. Konuk sayısını göz önünde bulundurarak organizasyonu mümkün olduğunca basitleştirmeyi unutmayın.
Tıpkı sizin gibi, ekibiniz de yer düzenini çok iyi bir şekilde bilmeli, çalışacakları tüm mekanları ve tesisin düzenini göstermelisiniz.

Müşterilerinizin ihtiyaçlarına göre küçük düzenlemeler yapmak için birkaç gün önceden etkinlik yerini ziyaret etmeniz gerekse bile, büyük son dakika değişikliklerinden kaçının. Müşterileriniz veya kendiniz için önemli değişiklikleri kabul etmeyeceğiniz bir son tarih belirleyin. Bununla birlikte, potansiyel müşterilerinizin veya müşterilerinizin beklentilerini bilmek için profesyonel etkinlikler düşünün, isteklerini ne kadar çok doldurursanız, o kadar çok tatmin olurlar. Tercihen müşterileriniz için kişiselleştirilmiş hediyeler sağlamaktan çekinmeyin, genellikle iyi bir etkinlik ile çok başarılı bir etkinlik arasındaki farkı yaratan bu tür bir özendir.

Büyük Gün!

Birçok insanın etkinlik gününde yapmakta zorlandığı en önemli şey yetki vermek olduğunu biliyor muydunuz? Ekibinizi iyi eğittiniz mi? Onları işe alma sebebiniz yeterli olmalarıydı değil mi? O zaman, onlara yetki verin! Sizin eliniz zaten etkinlik işleriyle dolu biliyoruz. Ekibinizi görevlendirirken, açık ve sağlam olun tabii ki nezaketi asla unutmayın. Aynı şekilde, etkinlik boyunca olan her şeyi (aktiviteler, programlar, misafirlerin ruh halleri vb.) onlara bildirin. böylece misafirleri düzgün bir şekilde yönetebilirler.

Kendi adınıza bir etkinlik düzenliyorsanız veya bir markayı temsil ediyorsanız, konuklarınızı selamladığınızdan ve onlar için her şeyin yolunda olduğundan emin olun,mutlu müşteri, sadık bir müşteridir.
Bu yüzden zamanınızın büyük bir kısmını onları rahatsız etmeden bu işe harcamayı planlayın. “Bir şeye ihtiyacınız olursa bize sormaktan çekinmeyin” gibi.

PANİK YAPMAYIN. Unutmayın, çok az olay planlandığı gibi gider ve panik yaptığınız sorunların çoğu hissettiğiniz kadar dramatik değildir. Sakin kalın, kendinize baskı yapmayın. Programlarınızda esnek olun.

Aktiviteleriniz size bağlı olmayan bir faktöre bağlıysa (örneğin hava durumu) bir b planı düzenlemeyi önceden düşünün. Aynı şekilde yemek veriyosanız menüler için de belirli bir müşterinin menüsünü değiştirebilmek esnekliğin kanıtıdır.

Fırtına Sonrası

İşte bu ! Bunu siz yaptınız. Ekibinizi neşeyle tebrik edin, ancak kendinizi de tebrik etmeyi unutmayın. Ekibinizin ücretinin ödendiğinden ve buna bağlı olan her türlü ödemenin yapıldığından emin olmayı unutmayın.

Etkinlik öncesi, etkinlik kadar önemlidir.Kiraladığınız veya ödünç aldığınız tüm ekipmanların yanı sıra yerin, size sunulan haliyle aynı durumda olduğundan emin olmalısınız. Öncelikle tahvillerinizi kaybetmeyeceksiniz, ancak gelecekte bu insanlarla kesinlikle çalışabilir ve daha iyi fiyatlar alabilirsiniz.

Etkinlik sona erdikten sonra bir diğer önemli yönü de geri bildirim almaktır. Misafirlerinizin görüşleri son derece önemlidir. Neyin yanlış olduğunu, neyin iyileştirilebileceğini ve neyin iyi olduğunu öğrenebilirsiniz. Bu şekilde, bir sonraki etkinlikleriniz çok daha iyi olabilir.

Sign up on Osortoo now