Как правильно подготовить мероприятие?

How to organise an event
Поделиться в facebook
Поделиться в twitter
Поделиться в pinterest

Подготовка мероприятия может быть трудной или почти невозможной. Необходимо знать основы хорошей организации, но также иметь опыт работы в этой области, чтобы создавать успешные мероприятия, а это не делается за один день. Тем не менее, есть методы, шаги, которым нужно следовать, чтобы облегчить подготовку мероприятия. Вот несколько.

Основы

Как и в любом проекте, для вашего мероприятия необходимо заложить прочный фундамент. Хорошая основа часто является синонимом успеха и может помочь вам не заблудиться слишком быстро и не позволить себе расслабиться. 5 основных основ хорошей организации:

Определение цели. Это может показаться очевидным, но чтобы знать, куда идти, нужно знать пункт назначения. Для этого необходимо поставить лаконичные и продуманные цели, которые вы должны изложить на бумаге и помнить до конца вашего мероприятия.

Затем следует выбор даты. Дата — очень важный фактор во время мероприятия. Например, организация свадьбы в июне, вероятно, будет более успешной, чем в декабре. Также необходимо заранее предупредить ваших гостей, чтобы они могли заранее подготовиться.

Количество гостей, выбор места и бюджет — последние 3 базы. Я решил изложить их по одному и тому же вопросу, потому что эти три фактора зависят друг от друга. Короче говоря, выбор количества гостей определяет местоположение, местоположение определяет бюджет, а бюджет определяет гостей, но также и местоположение. Вы должны быть уверены, что место вашего мероприятия является правильным, подходящего размера, чтобы приветствовать ваших гостей, но также убедитесь, что у вас есть правильные разрешения на мероприятие. Например, создание мероприятия в общественном месте может вызвать проблемы с шумом через определенное время. Вы должны предвидеть расположение в соответствии с вашими гостями, но также и в соответствии с местом, которое будет занимать объекты на территории.

Что касается гостей, вам доступны несколько вариантов. Вы можете организовать мероприятие с бесплатным входом, финансовым взносом или по приглашению. Опять же, события свободного входа могут быть столь же трудными для обработки, если местоположение недостаточно велико.

Многие факторы определяют бюджет, количество гостей, местоположение, сотрудников (если вам нужна команда на вашем мероприятии), мероприятия, подаваемая еда, возможные дополнительные расходы и т. Д. Не так уж много попросить изучить бюджет с другими людьми, чтобы обязательно предвидеть достаточно. По бюджету всегда лучше прогнозировать в сторону увеличения, чем испытывать недостаток в деньгах. Не стесняйтесь писать подробный план процесса мероприятия, даже если планы редко соблюдаются, это поможет вам структурировать мероприятие в голове.

Подготовка

Затем наступает этап подготовки, начинается настоящая головоломка, та, которая будет требовать от вас больше всего времени.

Первое, что нужно сделать — это организовать свои приглашения и определить максимальное количество людей для бесплатного входа. Необходимо правильно фиксировать отправку приглашений, чтобы без ошибок посчитать ответы. Количество положительных ответов, хотя и всегда варьирующееся, даст вам процедуру, которой нужно следовать для установок, которые вы хотите сделать, количество скоропортящихся предметов и виды деятельности, которые необходимо предусмотреть.

Опять же, уделите большое внимание срокам, не просите, например, доставить вашу машину для попкорна в то же утро, это позволит избежать значительной дозы стресса. Предпочитайте устанавливать место как можно скорее и не теряя времени, чтобы избежать каких-либо проблем.

Еда также является деликатной темой, всегда учитывайте привычки ваших гостей, прежде чем составлять конкретное меню, или не планируйте блюдо / блюдо / десерт для часового приема, графики никогда не будут соблюдаться. Точно так же мы не можем подавать то же меню взрослым, что и детям. Не забывайте знать религиозную ориентацию ваших гостей, это деталь, о которой слишком часто забывают.

Во время подготовки можно даже думать не только о событии. Представьте, что вы устраиваете вечеринку, на которой раздают алкоголь, недопустимо отпускать пьяного гостя с мероприятия. Не забудьте организовать шаттлы по мере необходимости или размещение в зависимости от времени вашего мероприятия.

Надо все продумать, помните, что мелкие детали имеют значение, ванная за столом ваших гостей во время прохождения анимации.

Чтобы организовать профессиональные мероприятия, не стесняйтесь окружать себя инструментами цифрового маркетинга. Osortoo предлагает централизованное решение, создавая динамические формы и создавая конкурсы и живые соревнования.

Когда событие не за горами

Ключевые слова — организация и координация. Если вы возглавляете команду, убедитесь, что вы поставили их на одну и ту же площадку, установите для всех определенные роли и предоставьте им все инструменты, необходимые для выполнения своих заданий. Важно убедиться, что все хорошо знают свои задачи и обязанности. Не забывайте, что счастливая команда — это команда, которая работает, вы можете предложить бонусы своей команде, чтобы они оставались уверенными и мотивированными на протяжении всего мероприятия (деньги, еда, напитки, вкусности и т.

За несколько дней до мероприятия необходимо ознакомиться с местами. Не забудьте сделать организацию максимально простой, учитывая количество гостей. Как и вы, ваша команда должна знать свое место на кончиках пальцев, показать им все места, где они будут работать, и объекты, имеющиеся в их распоряжении.

Даже если вам необходимо посетить место за несколько дней до того, как сделать небольшие приготовления к потребностям ваших клиентов, избегайте больших изменений в последнюю минуту. Установите дату для своих клиентов или для себя, с которой вы не примете никаких серьезных изменений. Однако подумайте на профессиональных мероприятиях, чтобы узнать ожидания ваших потенциальных клиентов или клиентов: чем больше вы выполняете их запросы, тем больше они будут удовлетворены. Не стесняйтесь дарить подарки, желательно персонализированные для ваших клиентов, часто именно такое внимание отличает хорошее мероприятие от очень успешного.

Вот и мы на дне высадки!

Самая важная вещь, с которой у многих людей возникают проблемы в день Д, — это делегирование полномочий. Вы хорошо тренировали свои команды? Вы наняли их, потому что считаете их компетентными? В этом случае делегируйте! У вас уже много общего с самим мероприятием. Когда вы делегируете полномочия, будьте тверды, но не забывайте формы вежливости. Таким же образом проинформируйте их обо всем, что происходит в течение вечера (о мероприятиях, соблюдении расписания, настроении гостей и т. Д.), Чтобы они могли правильно управлять гостями.

Если вы организуете мероприятие от своего имени или представляете бренд, обязательно поприветствуйте своих гостей и убедитесь, что у них все в порядке, опять же, счастливый клиент — это постоянный клиент. Так что планируйте потратить на это большую часть своего времени, не беспокоя их. Достаточно «если вам что-нибудь понадобится, не стесняйтесь спрашивать меня».

НЕ ПАНИКУЙ. Помните, что очень немногие события проходят по плану, и большинство проблем, из-за которых вы паникуете, не являются драматическими. Сохраняйте спокойствие и лаконичность, не давите на себя. Будьте гибкими в своем расписании.

Если ваша деятельность зависит от фактора, не зависящего от вас (например, погоды), подумайте заранее о составлении плана Б. Точно так же, как и в случае с меню, если вы готовите еду, чтобы иметь возможность изменить меню конкретного блюда. клиент, когда придет время, является доказательством гибкости.

После шторма

Вот и все ! Ты сделал это. Отрадно поздравляйте свою команду, но не забывайте поздравлять и себя. Не забудьте убедиться, что вашей команде платят и что она коснулась всего, что связано с ней.

То, что происходит перед мероприятием, так же важно, как и само мероприятие. Вы должны быть уверены, что все оборудование, которое вы арендовали или взяли взаймы, а также место было в том же состоянии, в каком оно было у вас. Во-первых, вы не потеряете свои облигации, но вы, безусловно, сможете работать с этими людьми в будущем и получать более выгодные цены.

Еще один очень важный аспект «постфактум» — это обратная связь. Мнения ваших гостей чрезвычайно важны. Вы можете узнать, что было не так, что можно было улучшить, а что хорошо. Таким образом, ваши следующие мероприятия могут быть только лучше.

Sign up on Osortoo now