Comment bien préparer un évènement ?

Étapes de la préparation
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La préparation d’un évènement peut s’avérer difficile voire impossible. Il est nécessaire de connaître les ficelles d’une bonne organisation mais aussi d’avoir de l’expérience dans le domaine pour créer des évènements réussis et cela ne se fait pas en un jour. Néanmoins il existe des techniques, des marches à suivre, pour faciliter la préparation d’un évènement. En voici quelques-unes :

Les bases

Comme tout projet, il est nécessaire de construire des bases solides pour votre évènement. De bonnes bases sont souvent synonymes de réussite et vous évitent de vous perdre trop rapidement et de vous laisser surpasser. Les 5 principales bases d’une bonne organisation sont :

  • La définition d’un but. Cela peut paraître évident, mais pour savoir où aller encore faut-il connaître votre destination. Pour cela il est nécessaire de se fixer des objectifs concis et réfléchis, que vous devez poser sur papier et que devrais garder en tête jusqu’à la fin de votre évènement.
  • Vient ensuite le choix de la date. La date est un facteur très important lors d’un évènement. Vous aurez par exemple très probablement plus de succès à organiser un mariage en juin qu’en décembre. Il est aussi nécessaire d’avertir vos invités assez tôt dans le temps pour qu’ils puissent prévoir de venir.
  • Le nombre d’invité, le choix de l’endroit et le budget sont les 3 dernières bases. J’ai choisi de les énoncer sur le même point car ces trois facteurs sont dépendants les uns des autres. Pour être bref, le choix du nombre d’invité détermine l’endroit, l’endroit détermine le budget, et le budget détermine les invités mais aussi l’endroit. Vous devez être sûr(e) que la localisation de votre évènement soit la bonne, soit à la bonne taille pour accueillir vos invités mais aussi confirmer dont vous disposez des bonnes autorisations pour l’évènement. Par exemple, créer un évènement dans un lieu public peut être source de problèmes pour nuisance sonores à partir d’une certaine heure. Vous devez anticiper l’endroit par rapport à vos invités mais aussi par rapport à la place que prendra les installations sur place.

Concernant les invités, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez organiser un évènement à entrées libres, moyennant une contribution pécuniaire ou sur invitation. Encore une fois, les évènements à entrée libre peuvent être aussi difficiles à gérer si le lieu n’est pas assez grand.

Beaucoup de facteurs déterminent le budget, le nombre d’invités, la localisation, les employés (si vous avez besoin d’une équipe lors de votre évènement), les activités, la nourriture servie, les possibles frais supplémentaires, etc. Il n’est pas trop demandé d’étudier un budget à plusieurs pour être sûr de prévoir assez. Pour le budget, il vaut toujours mieux prévoir à la hausse qu’être à cours d’argent. N’hésitez pas à écrire un plan détaillé du déroulement de l’évènement, même si les plans sont rarement suivis, cela vous aidera à structurer l’évènement dans votre tête

Préparation

Vient ensuite l’étape de préparatif, là commence le vrai casse-tête, celui qui vous demandera le plus de temps.

La première chose à faire est d’organiser vos invitations et définir la capacité maximale de personnes pour une entrée libre. Il est nécessaire de bien consigner vos envois d’invitation afin de comptabiliser les réponses sans erreurs. Le nombre de réponses positives, bien que toujours variable, vous donnera la marche à suivre pour les installations que vous souhaitez faire, les quantités d’objet périssables et activités à prévoir.

Là encore, donnez beaucoup d’importance au timing, ne demandez pas par exemple la livraison de votre machine à pop-corn le matin même, cela vous évitera une bonne dose de stress. Préférez installer l’endroit dès que vous le pouvez et sans perdre de temps pour éviter tous problèmes.

La nourriture est aussi un sujet sensible, considérez toujours les habitudes de vos invités avant de prévoir un menu particulier ou ne prévoyez pas un repas entrée/plat/dessert pour une réception d’une heure, les horaires ne seront jamais respectés. De la même manière on ne peut pas servir le même menu a des adultes qu’à des enfants. Pensez à connaître d’orientation religieuse de vos invités, c’est un détail trop souvent oublié.

Lors de la préparation, il est même contingent de penser au-delà de l’évènement. Imaginez que vous organisez une soirée où l’on sert de l’alcool, il serait inadmissible de laisser partir un invité saoul de l’évènement. Pensez à organiser des navettes au besoin voire des moyens d’hébergement en fonction de l’heure à laquelle se passe votre évènement.

Il est vraiment nécessaire de penser à tout, gardez en tête que les petits détails font la différence, des sanitaires à la table de vos invités tout en passant par l’animation.

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Lorsque l’évènement arrive à grand pas

Organisation et coordination sont les maîtres mots. Si vous dirigez une équipe, assurez-vous de les mettre au même diapason, définissez des rôles précis pour chacun et procurez-leur tous les outils dont ils auront besoin pour mener à bien leurs missions. Il est important de vérifier que chacun connait bien ses tâches et ses responsabilités. Il ne faut pas oublier non plus qu’une équipe heureuse est une équipe qui marche, vous pouvez offrir des bonus à votre équipe pour qu’ils restent confiants et motivés tout le long de l’évènement (argent, nourriture, boissons, goodies, etc.)

Quelques jours avant l’évènement, vous devez impérativement vous familiariser avec les lieux. Pensez à rendre l’organisation la plus simple possible tout en gardant à l’esprit le nombre d’invités. Tout comme vous, votre équipe doit aussi connaitre le lieu sur le bout des doigts, montrez-leur au k par k tous les espaces où ils travailleront et les installations à leur disposition.

Même s’il est nécessaire de visiter le lieu quelques jours avant pour faire des petits arrangements aux besoins de vos clients, évitez les grosses modifications de dernière minute. Fixez une date à vos clients ou à vous-même à partir de laquelle vous n’accepterez plus de modifications majeures. Pensez tout de même lors d’évènements professionnels à bien connaitre les attentes de vos prospects ou clients, le plus vous comblerez leurs demandes, le plus ils seront satisfaits. N’hésitez-donc pas à prévoir des cadeaux, de préférence personnalisés pour vos clients, ce sont souvent ce type d’attention qui font la différence entre un bon évènement et un évènement très réussi.

Nous voilà au jour J !

La chose la plus importante mais que beaucoup de personnes ont du mal à faire le jour J est déléguer. Vous avez bien formé vos équipes ? Vous les avez embauchés parce que vous pensez qu’ils sont compétents ? Dans ce cas déléguez ! Vous avez déjà beaucoup de choses à faire avec l’évènement en lui-même. Lorsque vous déléguez, soyez ferme mais n’oubliez tout de même pas les formules de politesse. De la même manière, informez-les de tout ce qui se passe lors de la soirée (activités, respect des horaires, humeurs des invités, etc.) pour qu’ils soient à même de gérer les convives correctement.

Si vous organiser un évènement en votre nom ou que vous représentez une marque, ne manquez pas de saluer vos invités et de vous assurer que tout va bien pour eux, encore une fois un client heureux est un client fidèle. Prévoyez donc de passer une bonne partie de votre temps à cela sans pour autant les harceler. Un « si vous avez besoin de quoi que ce soit n’hésitez pas à me le demander » suffit largement.

NE PANIQUEZ PAS. Souvenez-vous que très peu d’évènements se passent comme prévu et que la plupart des problèmes pour lesquels vous paniquerez ne sont pas dramatiques. Restez calme et concis, ne vous mettez pas la pression. Soyez flexibles sur vos horaires.

Si vos activités dépendent d’un facteur qui ne dépend pas de vous (par exemple la météo) pensez au préalable à organiser un plan B. De la même manière pour les menus si vous faites un repas, être capable de changer le manu d’un client en particulier le moment venu est preuve de flexibilité.

Après la tempête

Ça y est ! Vous l’avez fait. Félicitez votre équipe allègrement mais n’oubliez pas de vous féliciter vous-même aussi. N’oubliez pas de veiller à ce que votre équipe soit payée et qu’elle ait bien touché tout ce qui lui est du.

Ce qui se passe avant l’évènement est tout aussi important que l’évènement. Vous devez être certain que tout le matériel que vous avez loué ou emprunté ainsi que lieu soient dans le même état que lorsque vous les avez eus. Premièrement vous ne perdrez pas vos cautions, mais en plus vous pourrez très certainement travailler avec ces personnes-là à l’avenir et obtenir de meilleurs prix.

Un autre aspect très important de « l’après coup » est la prise de feedback. Les avis de vos invités sont extrêmement importants. Vous pouvez savoir ce qui n’allait pas, ce qui aurait pu être amélioré et tout ce qui était bien. De cette façon, vos prochains évènements ne pourront qu’être meilleurs.

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